Verksamheternas och nämndernas hantering av person­uppgifter

I Enköpings kommun värnar vi integritet för dem som är i kontakt med oss på olika sätt.

Kontaktcenter

När du kontaktar kontaktcenter sparar vi dina kontaktuppgifter samt de uppgifter du lämnar i ditt ärende till oss. Om din fråga är av sådan art att din identitet behöver säkerställas sparar vi även personnummer. Ibland kan ditt samtal komma att medlyssnas eller spelas in. Syftet är att utbilda personal och förbättra vår kundservice.

Du kan alltid välja att vara anonym. I så fall kan vi inte svara på frågor som kräver att vi kan säkerställa din identitet.

Vilka uppgifter vi behandlar och varför

Vi samlar in personuppgifter för att kunna besvara din fråga eller skicka frågan eller informationen vidare för handläggning till kommunens tjänstepersoner.

Kontaktcenter kan komma att behandla följande uppgifter:

  • För- och efternamn.
  • Personnummer.
  • Fastighetsbeteckning.
  • Kontaktuppgifter som till exempel telefonnummer, e-postadress och adress.
  • Platsinformation som till exempel var ett träd har fallit eller var det är klottrat.
  • Ärendeinformation. Den information vi behöver från dig för att kunna hjälpa dig med ditt ärende.

Vid all myndighetsutövning har kommunen rätt att hantera dina personuppgifter. Vissa tjänster kan kommunen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav. När du väljer att ta del av de tjänsterna så får kommunen behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett allmänt intresse. Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Eventuella extra skyddsvärda personuppgifter eller särskilda kategorier av personuppgifter, ttill exempel hälsouppgifter, behandlar vi om det är absolut nödvändigt för att besvara din fråga.

Socialtjänsten (social­nämnden)

Inom socialtjänsten finns många olika verksamheter och lagar att förhålla sig till.

Typ av personuppgifter som behandlas (används)

En stor del av de personuppgifter som behandlas inom socialtjänsten är känsliga. Vi använder uppgifterna endast när det behövs för att du ska kunna få stöd och vård om det krävs.

Exempel på personuppgifter är:  namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter, uppgifter om anhöriga, utbildning, arbete, intressen, uppgifter om hälsa, ekonomi, etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse. I vissa fall förekommer även biometriska eller genetiska uppgifter och uppgifter om brott.

Barns personuppgifter

Ett barn är en person under 18 år. Som vårdnadshavare kan du begära att få ta del av vilka personuppgifter som finns om ditt barn.

Varifrån hämtas personuppgifterna?

Vi hämtar namn, personnummer och adress från Skatteverket när en insats aktualiseras. Om du inte har ett svenskt personnummer skapas ett samordningsnummer i verksamhetssystemet.

Personuppgifter inhämtas alltid från den som ärendet berör. Om det har gjorts en anmälan om oro, inhämtas uppgifter från den som gjort anmälan och den som anmälan berör. Vi kan även inhämta uppgifter från närstående samt andra aktörer.

I vissa fall kan vi hämta uppgifter utan samtycke, när det handlar om skydd oavsett ålder och problematik. 

Till vilka kan personuppgifter lämnas ut?

Vi måste ibland lämna ut personuppgifter som namn och personnummer till andra myndigheter för att kunna ta del av uppgifter som är nödvändiga för en utredning eller uppföljning av en insats.

Vi måste även i vissa fall enligt lag lämna ut uppgifter som finns i socialtjänstens register till andra myndigheter. Det kan inträffa om det pågår en utredning hos socialtjänsten i en annan kommun.

 Vid brottsmisstanke har även andra myndigheter under vissa förutsättningar rätt enligt lag att begära personuppgifter ur socialtjänstens register för att kunna utföra sitt arbete.

Hur skyddas personuppgifter?

Personuppgifterna lagras i vårt verksamhetssystem.
När en insats inleds skapas en så kallad personakt. Det innebär att den personen förekommer i ett så kallat socialregister hos oss i Enköpings kommun.

Socialtjänsten omfattas av stark sekretess. Det innebär att all information om dig inte får röjas, om det inte står klart att du eller din närstående inte kommer till skada. 

Endast behörig personal som arbetar med din insats får ta del av uppgifterna i din personakt. 

Hur länge sparas personuppgifter?

En personakt sparas i fem år efter ärendet avslutats hos oss. I vissa fall får inte en personakt gallras alls. Detta gäller för:

  • handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om faderskap
  • handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om adoption
  • handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om honom eller henne
  • vissa uppgifter måste enligt lag sparas i forskningssyfte.

Tillsyn

Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har tillsyn över socialtjänsten. Vi är skyldiga att lämna ut alla personuppgifter i ärenden som IVO begär ut för att kunna göra sin kontroll.

Vi är också skyldiga att rapportera beslut om insatser till IVO om du som beviljats bistånd inte fått det inom tre månader. De personuppgifter som överlämnas är namn och personnummer.

Lagstöd

Lagstödet för behandling av personuppgifter och känsliga personuppgifter är i de flesta fall utförande av uppgift av allmänt intresse (myndighetsutövning), utförande av social omsorg och socialtjänstdatalagen.

Hur personuppgifter inom socialtjänsten får och ska behandlas styrs av lagar som dataskyddsförordningen, GDPR, och kompletterande förordningar, så som:

Socialtjänsten behandlar personuppgifter för att kunna göra det som krävs av socialtjänsten enligt lagar som:

Personuppgiftsansvar

Socialnämnden är personuppgiftsansvarig.

Om du vill komma i kontakt med personuppgiftsansvarig kan du kontakta kommunens kontaktcenter.

Kultur- och fritidsområdet (upplevelse­nämnden)

Upplevelsenämnden i Enköpings kommun är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för vår verksamhet.

Vi behandlar personuppgifter med stöd av nämnden och använder dem för att fullgöra uppgifter av allmänt intresse såsom, kultur, bibliotek, barn och unga, museum samt idrott och fritid. I vissa fall sker verksamheten utifrån lag till exempel spellagen och bibliotekslagen och då är det nämndens förpliktelse att behandla personuppgifter i den verksamheten.

Vi strävar efter att begränsa behandlingen av dina personuppgifter till ett minimum och värnar om din personliga integritet.

Förskola, grundskola, gymnasieskola och vuxen­utbildning (utbildnings- och arbets­marknads­­nämnden)

Inom utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamheter hanterar vi en stor mängd personuppgifter. Alla som finns i våra verksamheter ombeds att lämna personuppgifter till oss. Det kan ske på olika sätt: digitalt, på papper eller muntligen.

Laglig grund för hantering

Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Det betyder att vi har en laglig grund för varje personuppgift som vi ber dig om, eller som vi hanterar.

Det finns flera lagliga grunder som reglerar vår personuppgiftshantering. Vanligast i utbildningssammanhang är de lagliga grunder som kallas myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse samt rättslig förpliktelse.

Det handlar om att vi behöver hantera personuppgifter för att kunna fullgöra våra skyldigheter som myndighet. Exempelvis att betygsätta elever, utföra skolpliktsbevakning, anta och placera studerande på utbildningar. Även då vi hämtar in kontaktuppgifter till barns och elevers anhöriga gör vi det för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse, nämligen att se till att barnen och eleverna är trygga i våra verksamheter och att vi kan nå anhöriga om något skulle inträffa.

Samtycke till viss behandling

I vissa fall ber vi om personuppgifter som inte är nödvändiga för att vi ska kunna utföra våra plikter som myndighet. Det kan till exempel vara då vi vill fotografera barn för att visa upp våra verksamheter för allmänheten. I alla sådana fall ber vi om ditt samtycke till att vi får hantera dina eller ditt barns personuppgifter. Är barnet eller eleven under 16 år ber vi alltid om vårdnadshavares skriftliga samtycke.

Samtycke är en laglig grund för att hantera personuppgifter. Du har rätt att dra tillbaka ditt samtycke när du vill, och vi ska då ta bort personuppgifterna. Om du vill dra tillbaka ett samtycke kan du ta kontakt med den enhet där du lämnade in samtycket. Vet du inte vilken enhet det var, kan du kontakta kommunens kontaktcenter.

Detaljerad beskrivning av personuppgifts­hantering

Vi är skyldiga att kunna beskriva alla de personuppgiftshanteringar som utförs i våra verksamheter. Därför finns det en dokumentation kring alla hanteringar vi gör. Om du vill veta mer om hur vi hanterar personuppgifter i ett specifikt fall, till exempel i ett visst IT-system, kan du kontakta oss. Du gör det enklast genom vår e-postadress utbildningsforvaltning@enkoping.se

Personuppgifts­biträden

I många fall hanteras personuppgifter i utbildningsförvaltningen även av utomstående aktörer. Det kan till exempel handla om IT-företag som sköter våra verksamhetssystem för elevregistrering. När vi lämnar över personuppgifter till andra har vi tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med dem. Avtalen reglerar att personuppgifterna hanteras enligt dataskyddsförordningen.

Personuppgiftsansvar

Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden är personuppgiftsansvarig för förskola, pedagogisk omsorg, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola, komvux, yrkeshögskolan och andra vuxenutbildningar som anordnas i Enköpings kommun. Även för deltagare i arbetspraktik, extratjänster och anställningsstöd genom arbetsmarknadsenheten. Samt för nyanlända invånare som tagits emot genom integrationsenheten.

Om du vill komma i kontakt med de personuppgiftsansvariga är det enklast att kontakta kommunen.

Information om dina egna personuppgifter

Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har registrerade om dig. Du har också rätt att få dina uppgifter rättade, om vi har felaktiga uppgifter registrerade om dig.

Kommun­ledningen (kommun­styrelsen)

Kommunstyrelsen samordnar och leder kommunen andra verksamheter. Hos kommunstyrelsen finns också administration av kommunfullmäktige.

Kommunstyrelsen har delat personuppgiftsansvar för mycket av personuppgifterna i kommunen, till exempel de anställdas personuppgifter och personuppgifter i vissa IT-system. Mycket av kommunens ekonomi finns också hos kommunstyrelsen. Det betyder att kommunens budget- och fakturaunderlag passerar kommunstyrelsen från alla nämnder.

Kommunstyrelsen har ett utskott som heter PLEX (Plan, mark- och exploateringsutskottet). Det hanterar detaljplaner, exploateringsavtal, markanvisningar, köpeavtal, genomförandeavtal och avsiktsförklaringar. Personuppgiftshantering inom dessa frågor sker med stöd av att nämnden utför en uppgift av allmänt intresse och för att kunna fullgöra avtal.

Vård och omsorg (vård- och omsorgs­nämnden)

Vård- och omsorgsnämnden har hand om vissa insatser enligt socialtjänstlagen för personer över 18 år, till exempel hemtjänst, omvårdnadsboende, dagverksamhet, trygghetslarm, boendestöd, sysselsättning, ledsagning och avlösarservice till anhöriga. Vård och omsorgsnämnden ansvarar också för insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. I dessa verksamheter sker personuppgiftshanteringen i huvudsak med stöd av socialtjänstdatalagen. Vissa personuppgifter hanteras istället med stöd av att personuppgifterna behövs för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Nämnden har också vårdgivande verksamhet så som hemsjukvård och rehabiliterande verksamhet med hjälpmedelsförsörjning. I dessa verksamheter sker personuppgiftshanteringen i huvudsak med stöd av patientdatalagen. Kontakta oss via mejl.

E-post: vardomsorg@enkoping.se

Allmänna val (valnämnden)

Valnämnden i Enköpings kommun är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för vår verksamhet.

Vi behöver behandla dina personuppgifter när vi anordnar allmänna val och folkomröstningar. Vi strävar efter att begränsa behandlingen av dina personuppgifter till ett minimum och värnar om din personliga integritet.

Du ska i första hand vända dig till den centrala valmyndigheten om du har frågor om dina personuppgifter i samband med allmänna val, men du får också vända dig till kommunens valnämnd.

Valnämnden behöver administrera sina förtroendevalda, anställda och valförrättare.

Vi behandlar personuppgifter vid:

  • handläggning av ärenden, till exempel synpunkter eller klagomål
  • avtal, upphandling och rekrytering
  • personers tjänstgöring som röstmottagare.

Vilken information vi samlar in om dig beror på vilka uppgifter du eller någon annan ger till oss. Det beror också på vilka uppgifter vi behöver för att utföra den uppgift som det handlar om. Vi kommer aldrig att samla in eller be dig eller någon annan att lämna mer information om dig till oss än vad vi behöver.

Eftersom vi är en myndighet omfattas vi av offentlighetsprincipen och arkivlagstiftningen. Det betyder att vi har en skyldighet att spara alla skriftliga handlingar som kommer in till oss. Det gäller även handlingar som innehåller personuppgifter och handlingar som innehåller personuppgifter som vi inte har bett om eller ens behöver.

Offentlighetsprincipen innebär att vi också måste lämna ut handlingarna ifall någon vill läsa eller ha en kopia av dem. Undantagna är handlingar som omfattas av sekretess eller som vi får gallra, det vill säga kasta.

Miljö- och byggnads­förvaltningen (miljö- och byggnads­nämnden)

Miljö- och byggnadsnämnden är en kommunal myndighet som har hand om kommunens uppgifter inom olika tillstånds- och tillsynsuppdrag. Nämnden ansvarar för myndighetsutövning inom miljö- och hälsoskyddsområdet, livsmedelskontroll och bygglovsärenden. Nämndens myndighetsutövning regleras av en rad olika lagar med tillhörande förordningar och föreskrifter, till exempel plan- och bygglagen, miljöbalken, livsmedelslagen, smittskyddslagen och förvaltningslagen. Mycket av nämndens verksamhet sker därmed utifrån att det finns rättsliga förpliktelser och för att den fullgör uppgifter av allmänt intresse.

Vi samlar in de uppgifter vi behöver för att kunna handlägga ditt ärende på ett rättssäkert sätt. Det kan vara personuppgifter som personnummer, adress, telefonnummer och fastighetsuppgifter. Uppgifterna sparas i våra ärendehanteringssystem och arkiveras enligt gällande lagstiftning.

Information som skickas till oss blir som regel allmänna handlingar som kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Vi lämnar endast ut personuppgifter till privatpersoner, företag eller myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

Nöjd-kund-undersökning

Vi deltar i Sveriges Kommuner och Regioners (SKR) kundundersökning Nöjd-Kund-Index för att ta reda på vad du tycker om vår service samt kunna utveckla och förbättra vår service. Du som varit i kontakt med oss kan därför bli kontaktad av ett undersökningsföretag. De myndighetsområden som omfattas av kundundersökningen är brandskydd, bygglov, livsmedelskontroll, markupplåtelse, miljö- och hälsoskydd samt serveringstillstånd.

Flera kommuner i Sverige deltar i undersökningen. Förutom att kommunen får ett underlag för att prioritera insatser, kan kommunen också jämföra sig med andra som gör samma undersökning och lära av varandra.

I enlighet med dataskyddsförordningen är all data som lagras i SKL:s insiktsdatabas/webbverktyg anonymiserad. Materialet används för statistiska ändamål och det går inte att identifiera specifika personer eller företag i databasen.

Personuppgiftsansvar

Miljö- och byggnadsnämnden är personuppgiftsansvarig.

Om du vill komma i kontakt med personuppgiftsansvarig är det enklast att kontakta kommunen.

Kommunens mark och fastigheter, vägbidrag, färdtjänst, måltider, vatten och avlopp (tekniska nämnden)

Tekniska nämnden hanterar personuppgifter i många olika sammanhang. Här beskriver vi varför vi begär in de olika uppgifterna och hur vi hanterar dem.

Felanmälan

Tekniska nämnden tar emot felanmälningar som gäller gator, belysning, vatten, avlopp, renhållning, parker, lekplatser och kommunala fastigheter. Om du som gör felanmälan uppger dina kontaktuppgifter sparar vi dem för att kunna svara dig.

Vi delar dina uppgifter med andra

När vi tar hjälp av företag för att åtgärda felen, delar vi person­uppgifterna med dem. Även de företag som ger support i våra it-system för felanmälan kan se uppgifterna. När vi lämnar över personuppgifter till andra har vi tecknat så kallade personuppgifts­biträdes­avtal med dem. Avtalen reglerar att de hanterar person­uppgifterna på det sätt som styrs av dataskydds­­förordningen.

Laglig grund för hantering

Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskydds­förordningen. Det betyder att vi har en laglig grund för varje personuppgift som vi ber dig om, eller som vi hanterar. De lagliga grunder vi använder i de här fallen är myndighets­­utövning och uppgift av allmänt intresse samt fullgöra avtal.

Vägbidrag, blomlådor på gatan och nedtagning av träd

För att vi ska kunna fatta beslut om din ansökan och meddela dig beslutet behandlar vi de personuppgifter som du har lämnat till oss.

Uppgifter som rör vägbidrag sparar vi så länge föreningen eller personen får bidrag från kommunen. Vi går igenom uppgifterna vartannat år och tar då bort dem som inte längre är aktuella. Uppgifter som rör blomlådor på gatan sparar vi i tre år eller så länge som ansökan är giltig. Ansökan om att ta ned träd sparar vi tills arbetet är klart.

Vi delar dina uppgifter med andra

När det gäller personuppgifter som rör ansökan om att ta ned träd delar vi ibland vissa av dina personuppgifter med det företag som hjälper oss att ta ned träd. När vi lämnar över personuppgifter till andra har vi tecknat så kallade personuppgiftsbiträdesavtal med dem. Avtalen reglerar att de hanterar personuppgifterna på det sätt som styrs av dataskydds­förordningen.

Laglig grund för hantering

Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Det betyder att vi har en laglig grund för varje personuppgift som vi ber dig om, eller som vi hanterar. De lagliga grunder vi använder i de här fallen är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse samt fullgöra avtal.

Avtal och uppsägning av lägenhet inom boende

För att vi ska kunna upprätta ett hyresavtal med dig, skicka fakturor och åtgärda fel behandlar vi de personuppgifter som du har lämnat till oss. Vi kan ibland också få uppgifter från vård- och omsorgsförvaltningen eller den som står som fakturamottagare. Vi sparar uppgifterna i två år efter att avtalet har sagts upp förutsatt att det inte finns någon hyresskuld.

Vi delar dina uppgifter med andra

Våra systemleverantörer kan i vissa fall se dina uppgifter. I de fall det är aktuellt delar vi också uppgifterna med inkassobolag. När vi lämnar över personuppgifter till andra har vi tecknat så kallade personuppgiftsbiträdesavtal med dem. Avtalen reglerar att de hanterar personuppgifterna på det sätt som styrs av dataskyddsförordningen.

Laglig grund för hantering

Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Det betyder att vi har en laglig grund för varje personuppgift som vi ber dig om, eller som vi hanterar. Den lagliga grund vi använder i det här fallet är fullgöra avtal.

Måltider och specialkost

För att vi ska kunna servera rätt mat behandlar vi de personuppgifter som du har lämnat till oss i ansökan. För barn i förskola och skola sparar vi uppgifterna tills barnet slutar eller vi får besked om att barnet inte behöver specialkost längre. För personer som har beställt matlåda sparar vi uppgifterna tills vi blir meddelade att personen inte längre vill köpa matlådor av oss.

Laglig grund för hantering

Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Det betyder att vi har en laglig grund för varje personuppgift som vi ber dig om, eller som vi hanterar. De lagliga grunder vi använder i de här fallen är myndighetsutövning och fullgöra avtal.

Vatten och avlopp

För att vi ska kunna ansluta din fastighet till kommunalt vatten och avlopp och skicka fakturor till dig behandlar vi de personuppgifter som du har lämnat till oss eller som vi har hämtat från fastighetsregistret. Uppgifterna som rör anslutning sparar vi på obestämd tid utifrån bestämmelser i arkivlagen. Uppgifterna som rör förbrukning och fakturor sparar vi i tio år.

Vi delar dina uppgifter med andra

Vi delar dina personuppgifter med de företag som sköter vattenmätarbyte och service, system för supportärenden samt utskrifter av fakturor och påminnelser. I de fall det är aktuellt delar vi också uppgifterna med inkassobolag. När vi lämnar över personuppgifter till andra har vi tecknat så kallade personuppgiftsbiträdesavtal med dem. Avtalen reglerar att de hanterar personuppgifterna på det sätt som styrs av dataskyddsförordningen.

Laglig grund för hantering

Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Det betyder att vi har en laglig grund för varje personuppgift som vi ber dig om, eller som vi hanterar. De lagliga grunder vi använder i de här fallen är  samtycke och rättslig förpliktelse.

Färdtjänst och riksfärdtjänst

För att vi ska kunna fatta beslut om din ansökan behandlar vi de personuppgifter som du och din läkare har lämnat till oss. Vi sparar uppgifterna så länge du har färdtjänst eller riksfärdtjänst och därefter i ytterligare fem år. Uppgifter som rör dig som är född dag 5, 15 eller 25 i månaden eller som har en medfödd intellektuell funktionsnedsättning sparar vi i vårt arkiv för forskning.

Vi delar dina uppgifter med andra

Vi delar dina personuppgifter med de taxibolag, flygbolag, bussbolag och liknande som du ska åka med. När vi lämnar över personuppgifter till andra har vi tecknat så kallade personuppgiftsbiträdesavtal med dem. Avtalen reglerar att de hanterar personuppgifterna på det sätt som styrs av dataskyddsförordningen.

Laglig grund för hantering

Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Det betyder att vi har en laglig grund för varje personuppgift som vi ber dig om, eller som vi hanterar. Den lagliga grund vi använder i det här fallet kallas myndighetsutövning.

Parkeringstillstånd för rörelsehindrad

För att vi ska kunna fatta beslut om din ansökan behandlar vi de personuppgifter som du och din läkare har lämnat till oss. Vi sparar uppgifterna så länge du har parkeringstillståndet och därefter i ytterligare fem år. Uppgifter som rör dig som är född dag 5, 15 eller 25 i månaden eller som har en medfödd intellektuell funktionsnedsättning sparar vi i vårt arkiv för forskning.

Vi delar dina uppgifter med andra

Vi delar följande personuppgifter med det vaktbolag som sköter parkeringsövervakningen: kortets serienummer, födelseår, kön och om du är förare eller passagerare. Övriga uppgifter lämnar vi endast ut på begäran till polisen. När vi lämnar över personuppgifter till andra har vi tecknat så kallade personuppgiftsbiträdesavtal med dem. Avtalen reglerar att de hanterar personuppgifterna på det sätt som styrs av dataskyddsförordningen.

Laglig grund för hantering

Vi hanterar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Det betyder att vi har en laglig grund för varje personuppgift som vi ber dig om, eller som vi hanterar. Den lagliga grund vi använder i det här fallet kallas myndighetsutövning.