Arbetsordning för Enköpings kommunala finska samråd

1. Uppdrag

Enköpings kommun utgör ett finskt förvaltningsområde enligt lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk.

Enköpings kommunala finska samråd (KFS) är ett forum för samråd och ömsesidigt informationsutbyte mellan Enköpings kommun och företrädare för den sverigefinska minoriteten inom Enköpings kommun.

Samrådsgruppen är ett rådgivande organ, som syftar till att ge den sverigefinska minoriteten i Enköpings kommun möjlighet till inflytande i de frågor som berör dem. Här ingår att bereda frågor om användandet av de ekonomiska resurser som avsatts för minoritetspolitiska åtgärder.

Samrådsgruppen ska verka för en positiv utveckling av Enköpings kommun som finskt förvaltningsområde. Särskilt viktiga att diskutera är frågor som rör förskoleverksamhet, äldreomsorg, ungdomsfrågor samt biblioteks- och annan kulturverksamhet.

2. Uppföljning och rapportering till kommunstyrelsen

KFS:s ordförande återrapporterar till kommunstyrelsen om KFS:s verksamhet och möjlighet att fullgöra sitt uppdrag.

Arbetsformer

3. Tidpunkt för sammanträden

Samrådsgruppen sammanträder minst fyra gånger per kalenderår. Ordföranden beslutar om sammanträdesdatum per kalenderår, och meddelar övriga ledamöter dessa inför varje kalenderår. Extra sammanträden ska hållas om KFS:s ordförance, vice ordförande eller fler än hälften av KFS:s ledamöter begär det.

4. Ersättning

KFS:s ledamöter och ersättare får arvode för deltagande i sammanträden, i enlighet med kommunens regler för förtroendevalda.

5. Ersättarnas tjänstgöring och närvarorätt

De ersättare som representerar Enköpings kommun tjänstgör enligt den inkallelseordning som fastställts av kommunfullmäktige för kommunens nämnder.

De ersättare som representerar den sverigefinska minoriteten tjänstgör enligt den ordning de valts av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen kan vid valet besluta om en annan tjänstgöringsordning, till exempel personliga ersättare.

Ersättarna kan endast tjänstgöra istället för ledamot i den grupp denne representerar.

Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna men inte i de ställningstaganden som KFS avger. KFS:s sammanträden är öppna för allmänheten, om inte annat meddelas av KFS.

6. Sammansättning

KFS består av sju ledamöter och sju ersättare. Ledamöter och ersättare beslutas av kommunstyrelsen efter nomineringar av kommunens politiska organisation och den sverigefinska minoriteten.

Nomineringarna sker enligt följande:

Kommunstyrelsen väljer själv tre ledamöter och tre ersättare, vilka ska representera Enköpings kommun. En av ledamöterna ska väljas bland ledamöterna i kommunstyrelsens arbetsutskott, i första hand ett kommunalråd. Denna ledamot ska även utses till KFS:s ordförande.

I valet av övriga representanter för den politiska organisationen ska kommunstyrelsen sträva efter representation från i första hand skolnämndens arbetsutskott, vård- och omsorgsnämndens arbetsutskott, samt upplevelsenämndens arbetsutskott.

Fyra ledamöter och fyra ersättare ska nomineras av den sverigefinska minoriteten i Enköpings kommun. Ledamöternas uppdrag är att främja sverigefinnars verksamhet och/eller bevaka att deras rättigheter tillvaratas. För valbarhet krävs att den nominerade är folkbokförd i Enköpings kommun.

Om den sverigefinska minoriteten nominerat fler personer än det finns platser i KFS, ska kommunstyrelsen söka uppnå en jämn representation avseende ålder, kön och geografisk hemvist.

Presidieberedning

Inför varje rådsmöte ska en presidieberedning hållas. Vid presidieberedningen ska ordförande och vice ordförande delta.

6b. Adjungerad i pensionärsrådet

KFS ska nominera en ledamot, som representerar den sverigefinska minoriteten, till adjungerad i kommunens pensionärsråd (KPR). Beslut om adjungerad i KPR fattas slutligt av kommunstyrelsen.

7. Ordföranden

Kommunstyrelsen utser ordförande, rådet väljer självt vice ordförande. Vice ordförande ska väljas bland de ledamöter som representerar den sverigefinska minoriteten.

8. Ersättare för ordföranden och vice ordföranden

Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett sammanträde eller i en del av det, ska den kommunrepresentant som tjänstgjort längst i samrådsgruppen fullgöra ordförandens uppgifter. Om flera representanter har tjänstgjort lika länge fullgör den äldste ledamoten ordförandens uppgifter.

Om ordföranden på grund av sjukdom eller av något annat skäl inte kan utföra uppdraget för en längre tid får kommunstyrelsen utse en annan ledamot till ersättare för ordföranden. Ersättaren utför alla uppgifter som ingår i ordförandens uppdrag.

9. Mandattid

KFS:s mandatperiod sammanfaller med mandatperioden för kommunstyrelsen.

10. Förhinder

Om ledamot får förhinder att delta i sammanträde, ska ledamoten underrätta sin ersättare.

11. Kallelse

Ordförande ansvarar för att skriftlig kallelse jämte föredragningslista sänds till rådets ledamöter och ersättare senast sex veckodagar före sammanträde. Kallelsen ska innehålla en förteckning över kommunstyrelse- och nämnärenden som berör rådets uppdragsområde.

12. Mötesanteckningar

Vid samrådsgruppens sammanträden ska mötesanteckningar föras på svenska, vilka sedan ska översättas till finska. Av mötesanteckningarna ska det framgå vilka ledamöter, ersättare och eventuellt andra särskilt inbjudna som deltagit i sammanträdet.

Mötesanteckningarna ska justeras av mötesordförande och en justerande ledamot från den sverigefinska minoriteten som utses vid varje sammanträde. Efter justering ska mötesanteckningarna sändas till samtliga ledamöter och ersättare. Sekretariatet ansvarar för att mötesanteckningarna förvaras hos kommunstyrelsen.

13. Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter med mera

Utdrag från mötesanteckningarna översänds till de nämnder, bolag eller andra, som berörs av KSF:s yttranden.

14. Sekretariat

Kommunledningskontoret ansvarar för samrådsgruppens tjänstemannastöd.

Denna arbetsordning träder i kraft den 16 februari 2016.