Guide till dokumentationen i Rbok
Din förening behöver lämna in dokumentation i samband med att du vill söka ekonomiskt stöd från Enköpings kommun. Här kan du läsa vad du behöver dokumentera och varför. Vi förklarar vad som menas med till exempel årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse och revisionsberättelse.
Föreningsinformation
Föreningens namn, organisationsnummer och syfte
När du loggat in i Rbok och skapat din förening behöver du först och främst se till att föreningens uppgifter är korrekta.
Föreningens namn ska vara korrekt och stämma överens med det som finns registrerat hos Skatteverket.
Organisationsnumret ska vara korrekt och stämma överens med namnet som finns registrerat hos Skatteverket. Detta kan du kontrollera genom att söka på organisationsnumret på internet, det finns flera företag som erbjuder denna tjänst gratis.
Föreningens syfte samt kontaktuppgifter ska vara ifyllt. När man läser om föreningen ska man förstå vad föreningen gör, vem den riktar sig till samt hur man kan kontakta föreningen.
Bankgiro eller Plusgiro
För att kunna söka pengar och bli bidragsberättigad så behöver föreningen ha ett bankgiro eller plusgiro som är kopplat till föreningen. Detta beror på att Enköpings kommun vill veta att pengarna betalas ut till föreningen och inte till någon annan.
Bankgiro och plusgiro går att kontrollera på respektive giros hemsida:
Styrelse
Styrelsen är de i föreningen som är demokratiskt valda att representera föreningen och att ta beslut. En styrelse består traditionellt av minst tre personer vilka brukar vara en ordförande, en sekreterare samt en kassör.
Vad en styrelse har för uppdrag (forening.se)
De personer som är valda till styrelse enligt senaste årsmötesprotokoll ska registreras i föreningsregistret. Det är viktigt att din förening har den senaste styrelsen uppdaterad. Här kan du se hur du gör för att registrera styrelse på föreningens sida i Rbok:
Kompletterande föreningsinformation
I Rbok behöver du också registrera kompletterande föreningsinformation om din förening. Informationen som Enköpings kommun vill få in handlar om:
Lägg till om det finns anslutning till riksorganisation
Ibland kan en förening ha en annan organisation bakom sig. Det kan vara en riksorganisation eller ett förbund.
Lägg till månad för årsmöte
Det är viktigt att du anger vilken månad din förening har sina årsmöte. Det är denna månad som styr hur länge din förening kommer vara bidragsberättigad, dvs. hur länge ni kommer få lov att söka bidrag ifrån Enköpings kommun. Om din förening blir berättigad att söka bidrag så gäller detta fram till en månad efter din kommande årsmötesmånad.
Lägg till det år din förening bildades
Vilket år bildades din förening?
Lägg till: Uppgift om medlemsavgift
Hur mycket betalar medlemmarna för att vara anslutna till föreningen? Många föreningar har en medlemsavgift för att finansiera föreningens verksamhet med det finns också föreningar som väljer att inte ha någon medlemsavgift. Detta styrs av föreningens stadgar.
Dokumentation
Ladda upp dokumentation i Rbok
Du behöver ladda upp en del dokumentation i Rbok efter ditt årsmöte. När du loggat in i din förening och väljer Ansök och sedan ansök om att bli bidragsberättigad så kommer du få information om vilka filer du behöver ladda upp så du inte missar något innan du skickar in din ansökan. Hur du lägger till filer kan du se på detta videoklipp:
Om någon fil saknas kommer du behöva komplettera ditt ärende tills alla filer är på plats. Filerna och dokumentationen kommer granskas av handläggare på Enköpings kommun och de kommer avgöra om allting ser rätt och riktigt ut. Förvissa dig därför innan du laddar upp filerna om att det är rätt filer med rätt information.
Filerna du laddar upp blir en offentlig handling enligt offentlighets- och sekretesslagen och kan komma att begäras ut av andra som vill se dem. Du kommer själv inte kunna ta bort filerna utan dessa kommer hanteras och gallras enligt Enköpings kommuns dokumenthanteringsplan.
Årsmötesprotokoll
Undertecknat årsmötesprotokoll från föreningens senaste årsmöte (inskannat eller fotograferat) ska lämnas in till Enköpings kommun.
Ett årsmötesprotokoll är ett dokument som berättar vad som hände på årsmötet. En förenings allra första möte brukar kallas för konstituerande årsmöte. Det är där föreningen bildas. Efter det har föreningen varje år ett årsmöte där man exempelvis väljer styrelse för kommande period.
Det är mycket viktigt att årsmötesprotokollet är underskrivit av den som skrivit protokollet samt av ordförande på mötet. Vanligtvis ska protokollet även justeras av två justeringspersoner som kontrollerar att det som står i protokollet är det man pratat om och bestämt på mötet. Protokollet bör vara försett med plats och datum och kan vara försett med en närvarolista för mötet.
Protokollet ska vara enkelt att granska och bör vara skrivet på svenska eller engelska för att handläggarna inom Enköpings kommun ska kunna kontrollera det.
Verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelse från senaste årsmöte ska lämnas in till Enköpings kommun.
En verksamhetsberättelse eller en verksamhetsrapport är ett dokument som beskriver vad föreningen gjort under det senaste året. En verksamhetsberättelse kan vara omfattande men den behöver inte vara det. Det är dock viktigt att man kan se vilka aktiviteter som föreningen bedrivit under året.
När man läser verksamhetsberättelsen ska man tydligt förstå vad föreningen gör och vilket värde den skapar för sina medlemmar eller för andra. Det är bra om man till exempel i verksamhetsberättelsen kan presentera lite statistik eller liknande från föregående år.
Oftast presenteras och godkänns verksamhetsberättelsen på årsmötet där medlemmarna får vara med och tycka till.
Ekonomisk berättelse med balans- och resultaträkning
Ekonomisk berättelse med balans- och resultaträkning från senaste årsmöte ska lämnas in till Enköpings kommun.
En ekonomisk berättelse är precis som verksamhetsberättelsen ett dokument som berättar om hur föreningens ekonomi varit under senaste året. Ekonomiberättelsen ska innehålla en resultaträkning och en balansräkning. Oftast är det kassören i varje förening som sköter ekonomin.
De flesta ideella föreningar behöver inte följa Bokföringslagen. Men eftersom medlemmarna ska kunna ha insyn i hur styrelsen sköter föreningens ekonomi och ska kunna utkräva ansvar, måste kassören sköta ekonomin på ett organiserat och riktigt sätt.
- Bokföringsregler för ideella föreningar (skatteverket.se)
- Bokföringsnämndens broschyr om regler för ideella föreningar (pdf 324 kB)
I resultaträkningen redovisas samtliga intäkter och kostnader under räkenskapsåret. Resultaträkningen och balansräkningen utgör delar av årsredovisningen och måste presenteras efter en viss så kallad uppställningsform för överskådlighetens skull. Uppställningsformen bestämmer bland annat i vilken ordning posterna i balans- och resultaträkningen ska hamna. Om föreningen tidigare har lämnat in en årsredovisning skall varje post i balans- och resultaträkningen jämföras med motsvarande belopp för tidigare år genom så kallade jämförelsetal. Föreningens namn och organisationsnummer ska finnas på balans- och resultaträkningen.
Revisionsberättelse
Föreningens revisor, som valdes på föregående årsmöte ska granska ekonomi och styrelseprotokoll och skriva en revisionsberättelse som också behandlas på årsmötet. Genom granskningen intygar revisorn att bokföringen är korrekt och att styrelsen skött sitt uppdrag.
Stadgar
Antagna stadgar för föreningen ska lämnas in till Enköpings kommun.
Stadgar är de regler som gäller för föreningen. Stadgarna reglerar tillexempel syftet med föreningen, vem som får bli medlemmar, när man ska hålla årsmöte och andra viktiga saker som krävs för att föreningen ska fungera demokratiskt. Stadgarna beslutas vid det konstituerande årsmötet och ska sedan gälla framöver. Därför är det inte nödvändigt att ladda upp föreningens stadgar i Rbok mer än en gång, såvida man i föreningen inte bestämmer sig för att ändra stadgarna.
Om din förening ännu inte är bildad och ni ska skriva stadgar så är det klokt att noga fundera över hur stadgarna ska utformas. Stadgarna är avgörande för att till exempel hantera tvister i föreningen eller stärka medlemmarnas makt på olika sätt.
Alkohol och drogpolicy
Samtliga bidragsberättigade föreningar som har barn och ungdomar i sin verksamhet ska arbeta för att verksamheten bedrivs i drogfri miljö, vilket innebär att aktuell alkohol- och drogpolicy inklusive handlingsplan ska finnas tillgänglig på föreningens konto på Rbok.